Le 22 septembre 2022, la loi 25 concernant la protection des renseignements personnels commencera graduellement à entrer en vigueur, et ce, sur une période de 3 ans. Cette loi touche notamment les normes de pratiques des professionnels de la santé, dont font partie les psychologues cliniciens.

Comme psychologue et travailleuse autonome, j'aurai désormais les responsabilités suivantes au sein de ma clinique:

 

• Appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels 

• Répondre aux demandes relatives aux renseignements personnels (ex. accès, rectification, cession de diffusion, etc.)

• Mettre en place des règles de gouvernance relatives aux renseignements personnels

• Tenir des registres de communication des renseignements personnels

• Aviser la Commission d’accès à l’information de tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels

• Tenir un registre des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels

 

Inventaire des données personnelles recueillies 

Dans le cadre des services offerts, en conformité avec le règlement québécois sur la tenue de dossier des psychologues et en respect de la loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels), quatre catégories de renseignements personnels sont recueillies : 

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1. Des données nominatives permettant de bien vous identifier: 

   • • La date d’ouverture du dossier; 

     • Votre nom complet; 

     • Votre date de naissance; 

     • Votre adresse de résidence; 

     • Vos numéros de téléphone; 

     • Une adresse de courriel privée pour bien communiquer; 

     • Toute information concernant le client « payeur », le client « demandeur de service » ou le client « employeur », s’il y a lieu.

2. Des données cliniques, c’est-à-dire: 

   1. • Une description sommaire des motifs de consultation;

      • Une description sommaire des services rendus et leur date; 

      • Les conclusions cliniques de l’évaluation psychologique; 

      • Les recommandations; 

      • Les notes concernant l’évolution du traitement (s’il y a lieu)

      • Les enregistrements des rencontres en ligne, lorsqu'autorisé par le client, à des fins de supervision.

3. Des documents relatifs à la transmission de renseignements à des tiers et, notamment : 

   • • Tout document signé et autorisant la transmission de tels renseignements; 

     • Tout contrat de service ou la description de toute entente particulière concernant la nature et les modalités d’une intervention. 

4. Des données relatives à la comptabilité: 

   1. • Tout document comptable permettant de rendre compte des échanges monétaires en lien le paiement des services psychologiques et me permettant de rendre compte de mes responsabilités fiscales (factures, reçus, T4A, etc.) 

      • Toute information transigeant par les logiciels bancaires et permettant les transferts monétaires (courriels, données nominatives permettant de vous identifier, sommes transigées, information sur les clients-payeurs, etc.).

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À l’exception de l’adresse de courriel privée et des données relatives à la comptabilité et des enregistrements des rencontres (s'il y a lieu), l’ensemble des données répertoriées en inventaire correspond à ce qui est exigé par le règlement sur la tenue de dossier des psychologues. 

Prenez note que les interactions informatiques impliquent normalement des échanges d’information sur Internet entre deux postes de travail (ex. adresses IP). La liste de logiciel utilisée dans le cadre des services est cependant limitée (voir la section logiciels utilisés et matériel informatique) ainsi que vos interactions avec ces logiciels, afin de protéger vos informations personnelles.

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Logiciels utilisés & matériel informatique 

Les logiciels suivants sont utilisés par Dr Alexandra Poirier, DPs psychologue clinicienne, dans le cadre de ses services de psychothérapie et de consultation par téléconsultation:

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1. Téléconsultation : Zoom

Zoom est un logiciel téléconsultation qui est largement utilisé et considéré sécure. Il est possible, si vous signez l’autorisation d’enregistrement des rencontres, que des données cliniques soient conservées dans le cloud de ces logiciels, ou localement, sur un poste de travail dédié à cette fin. Tout enregistrement, audio ou vidéo, est considéré comme un outil de travail et non comme une composante du dossier, et est détruit une fois que la supervision a eu lieu.

Notez que les seules données personnelles que j’associe aux logiciels de téléconsultation est l’adresse de courriel utilisée pour vous transmettre le lien d’invitation. Le logiciel Zoom fonctionne en transmettant un lien internet à votre adresse de courriel et, conséquemment, n’impliquent pas qu’on doive utiliser vos données personnelles dans le logiciel. 

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 2. Tenue de dossier : PSYLIO

Psylio est un logiciel québécois de tenue de dossier, largement utilisé chez les psychologues. C’est donc une compagnie qui est aussi soumise à la loi 25 et est réputée sécure. C’est sur l’infonuagique de ce logiciel que je conserve les notes d’évolution de votre dossier, de façon anonymisé, c’est-à-dire qu’aucune donnée nominative ou permettant de vous identifier, mis à part un numéro de dossier, n’y figurera à partir de mai 2025. En date du 28 juin 2021, j’utilise ce logiciel de la façon traditionnelle, c’est-à-dire comme un logiciel de tenue de dossier qui gère vos données nominatives, cliniques et comptables. L’anonymisation de vos données sur Psylio permettra d’éliminer les risques associés à la conservation de vos données personnelles sur l’infonuagique, à savoir le piratage des compagnies de logiciel de tenue de dossier. Sachez cependant que ces risques sont considérés comme minimes et que la protection des données par ces compagnies est de loin supérieure à la protection qui peut être faite d’un dossier physique ou d’une tenue de dossier informatique, faite localement, par un professionnel qui gère tout lui-même. 

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3. Comptabilité : PSYLIO 

Dans le cadre des services offerts, j’utilise un logiciel de comptabilité de façon à pouvoir faire le suivi de vos paiements et afin de pouvoir fournir des reçus pour les séances facturées. Cela implique de devoir utiliser vos données nominatives aux fins de facturation.

En date du 28 juin 2021, ma comptabilité se fait à l’aide du logiciel de tenue de dossier « Psylio », décrit plus haut. 

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4. Courrier électronique : GMAIL

Pour la gestion des échanges par courrier électronique, j’utilise un compte GMAIL dédié spécifiquement à ma pratique privée (alexandra.poirier.udem@gmail.com). Cette adresse de courriel est une adresse publique, qui permet un premier contact aux nouveaux clients et mon enregistrement aux logiciels et aux équipements qui sont nécessaires au travail de psychologue.

 

Contrats de services professionnels 

Dans le cadre d’une prestation de services psychologiques, il est fréquent qu’on fasse appel à des organismes ou à des assurances, c’est-à-dire des clients « payeurs », afin de défrayer une par des honoraires professionnels, car ceux-ci peuvent rapidement devenir très onéreux. 

Cependant, il arrive que ces organisations demandent, en contrepartie, des accès à votre dossier et aux informations personnelles qui y sont conservées pour justifier leur indemnisation. 

Le recours à des tiers payeurs ne requiert pas toujours l’intervention du psychologue. Cependant, si vous souhaitez avoir recours aux services d’un client payeur et me demandez de lui soumettre une facturation et/ou des reçus, si cela implique une gestion administrative de ma part, vous devez impérativement m’en faire part. Votre consentement à la transmission des informations nécessaires au paiement des rencontres est alors implicite. Par ailleurs, veuillez noter qu’il est tout à fait possible que je refuse de faire affaire avec certains tiers payeurs dont, notamment, l’IVAC, la CNESST et la SAAQ, pour des raisons de gestion administrative. 

 Il est donc important de m’informer de votre situation si vous souhaitez avoir recours à un tiers payeur qui impliquerait des responsabilités administratives de ma part.

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Pour toutes autres questions, commentaires ou précisions, il est possible de me rejoindre à l'adresse courriel suivante : 

alexandra.poirier.udem@gmail.com

 

Alexandra Poirier

Responsable de la protection des renseignements personnels pour la clinique